当前位置: 首页 » 公司动态 » 正式汇报时应遵循的礼仪

公司动态

正式汇报时应遵循的礼仪

发布时间:2013-02-20

正式汇报时应遵循的礼仪
    一般说,汇报有口头和公文(书面)两种。公文汇报,是以文件的形式或书
  面语言的形式,向对方汇报所需情况。口头汇报则是以口头语言的形式进行汇
  报。一般说,无论是何种汇报,都要遵守下述礼仪:
    1.遵守时间,不能失约
    这是很重要的礼貌。特别是在现代社会,人们的生活节奏普遍加快了,更
  需要我们有极强的恪守时间的观念。下级向上级汇报工作,务必准时按约定的
  时间到达。过早到达,会让领导因准备不充分而显得难堪;姗姗来迟,则又会因
  领导等候过久而失礼。万一因故不能赴约,要尽可能有礼貌地及早告知领导,
  并以适当方式表示歉意。
    2.掌握好时机,把握好时间
    在上级最想了解情况的时候,作适当的报告,对工作的进行才会有帮助,因
  为很可能上级会依照报告,制订下一步的计划。临时汇报时,如果上级正处于
  百忙之中,可以客气打断上级的工作,把结果用几句话说明。如果汇报需要轴
  长的时间,可以与上级取得协议,预约时间,进行详细说明。此时,不妨先主霞
  提出适当的时间让上级参考。
    3.敲门后等有人应声才可进门
    到领导的办公室去汇报工作,千万不能急于破门而人,而应该先轻轻地高
  门,等听到招呼后再进去。即使在夏天,办公室的门是敞开着的,也不要冒然阔
  人,而应以适当的方式让领导知道有人来了。汇报期间,应该注意自己的仪表,
  姿态,要站有站相,坐有坐相,做到文雅大方,彬彬有礼。向领导敬烟时,最好牧
  开口的烟盒递上让领导自己取,然后再自己取用。烟灰和烟头不能随便撒在衄
  上,应该弹放在烟灰缸内。在标有“无烟室”字样的办公室内,则不能抽烟o
    4.口头汇报要做到用语准确,句子简练
    口头汇报的语言不像书面文章那样讲究,但原则上要做到准确、简练。只
词不当,词序不妥,语言结构残缺甚至混乱,就不可能清楚明白地表达自己的观
  点和思想感情。语言应力求自然朴实,做到言简意赅。先汇报工作结果,有必
  要时,才附上说明经过和理由,当然也要简洁。切忌不顾实际,信口开河,华而
  不实。像“口头禅”,如“嗯”、“这么”、“那个”等都应避免,因为这样会使领导心
  烦,并认为你汇报的内容贫乏。
    5.汇报时应做到语速适中、音量适度
    汇报工作,一定要让领导听清楚,并能随时领悟你汇报的内容。因此,说话
  不能太快。对一些次要问题可以说得稍微快些,但在重要问题上一定要慢,必
  要时还应重复,以便让领导记录和领会你的意思。但应注意,整个汇报速度也
  不宜太慢,因为这容易让对方精力分散。要把握好音量,若音量太大,像是作报
  告,缺乏交流感情的气氛,会让领导感到不舒服;音量太低,容易被认为惧怕、胆
  怯,会影响汇报的说服力。
    6.汇报时间不宜太长
    因为领导工作很忙,时间有限,所以汇报的时间务必要尽力压缩,最好限定
  在半小时内,若15分钟就更好。因为从人的精力集中角度看,超过半小时,效
  果就不是很好。而且最好留有时间,让领导提问,你还会摸到领导注意或感兴
的问题所在,领导也会感到你是个很懂礼貌的人。
    7.汇报要准确
    汇报时加入个人的推测和意见,不但影响其客观性,也会给上级留下不良
  的印象。如果自己有意见,不妨加上:“依我个人的意见……请您(大家)参
  考。”写书面报告时,要先列结果,再加说明,内容复杂时,最好用图来显现,再配
  合自己的口头说明。也应该抢在前面、乐于服务。